COLUMNコラム

飲食店を経営していく上では、普段の営業以外にもやらなければならない業務がたくさんあります。中でも予約管理は、お客様との信頼関係を守るためにも大切な業務。ミスなく効率よく予約を管理するには、予約管理システムを活用するのがおすすめです。今回は、予約管理システムとはどんなものなのか、そのメリット・デメリットをご紹介します。

予約管理システムとは

予約管理システムとは、Webで予約や顧客管理をスムーズに行うためのシステムです。従来は、予約が入ったらノートやエクセルなどで管理する方法が一般的でした。しかし電話やメール、グルメサイトなどから入った予約を随時反映するのは手間がかかり、転記ミスやダブルブッキングも起きてしまいます。予約管理システムだと受け付けた予約を自動で即座に反映し、一括で管理できます。

予約管理システムのメリット

予約管理システムの大きなメリットは、予約対応に関する業務を大幅に軽減できることです。複数のグルメサイトやSNSを利用していると、それぞれに入った予約を正確に把握し台帳に記載するのは大きな手間となります。予約管理システムなら一括で反映されるためスムーズに予約を把握でき、時間もかなり短縮できます。

中には電話予約の自動化に対応した予約台帳システムもあり、電話のために接客や調理の手を止める必要もなくなります。忙しいタイミングでも電話を取り損ねずに済むため、予約のチャンスを取りこぼしません。

紙の予約台帳だと予約データを蓄積することが難しいですが、システム上だと予約データをしっかりと残せます。過去のどの時期に予約が多かったのかなど、分析して集客に役立てられるのも魅力です。

予約管理システムのデメリット

予約管理システムのデメリットは、導入に費用がかかることです。機能の内容などにもよりますが、目安は月額2万円前後。月額料金が安くても、機能に制限があったり初期費用が高かったりすることもあります。自分に必要な機能を見極め、最適なものを選びましょう。

また従来の方法に慣れていると、システムを導入後スタッフが混乱してしまう可能性もあります。特にスタッフの年齢層が高い飲食店だと、使い慣れるまでに時間がかかるでしょう。誰が使っても操作方法が分かるよう、しっかりとマニュアルを用意しておくことが大切です。

予約管理システムで業務を一気に効率化

今回は、予約管理システムとはどんなものなのか、そのメリット・デメリットをご紹介しました。予約管理システムがあれば、手間のかかる業務を短縮して目の前のお客さんに集中できる時間が増えます。より良いお店を目指して、時間を有効活用していきましょう。

クリアデザインは、設計から施工までを一貫して請け負う店舗設計事務所です。「人間中心設計」をコンセプトに、オーナー様の夢やこだわりを叶えつつも、飲食店としても機能性や社会性なども兼ね備えた設計プランをご提案しています。無料でご相談も承っておりますので、ぜひお気軽にご相談ください。